Documenten veilig versturen

Veilig versturen van vertrouwelijke documenten per e-mail, hoe doe je dat? PDF's, Word-docs en andere documenten kunnen worden beveiligd met een wachtwoord, dat wordt doorgegeven via SMS of WhatsApp.

E-mailen of versturen per post?
Documenten met vertrouwelijke of gevoelige informatie worden soms per post verstuurd. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat ze via de e-mail op een onveilig e-mailplatform belanden, dat gehackt kan worden. Maar: documenten die per post worden aangeleverd kunnen rondslingeren op kantoor, en worden daarna alsnog ingescand op een computer, die ook afhankelijk is van computerbeveiliging. Het heeft eigenlijk alleen zin om documenten per post te sturen als je weet dat ze daarna niet alsnog in een computer worden ingevoerd.

PDF of Word-doc sturen met een wachtwoord

Microsoft Office en LibreOffice kunnen bestanden afschermen: bij het openen wordt dan om een wachtwoord gevraagd. Het is ook mogelijk om een document read only te maken. Het kan dan wel worden geopend, maar niet gewijzigd. De wachtwoorden die deze kantoorpakketten aanmaken bieden bescherming tegen gewone gebruikers (tenminste als er een goed wachtwoord wordt gekozen). Door professionals zijn deze wachtwoorden wel te kraken.

Meer manieren om documenten te beveiligen op: Documenten beveiligen
Kijk voor het bedenken van een wachtwoord op: Wat is een veilig wachtwoord?

Met Microsoft Office
1. Open het document.
2. Stel een wachtwoord in via Bestand > Eigenschappen > Beveiliging > Beveiligen.
3. Ga naar je mailprogramma en verzend het document.
4. Geef het wachtwoord door via SMS of WhatsApp.

Met LibreOffice
1. Open het document.
2. Stel een wachtwoord in via Bestand > Info > Document/Werkmap/Presentatie beveiligen.
3. Ga naar je mailprogramma en verzend het document.
4. Geef het wachtwoord door via SMS of WhatsApp.

Versleuteld ZIP-bestand versturen

Elk bestand kan worden versleuteld - en voorzien van een wachtwoord - met gratis software voor het comprimeren van bestanden. Deze beveiliging is zeer krachtig. Een nadeel is dat de ontvanger van het beveiligde document naast het wachtwoord ook dezelfde software nodig heeft om het bestand te openen. In deze handleiding wordt gebruik gemaakt van PeaZip, een Open Source programma.

Kijk voor vergelijkbare software op: Zip bestanden openen

Bestand beveiligen met PeaZip
1. Ga naar PeaZip.
2. Download en installeer het programma.
3. Open het programma.
4. Klik op Add.
5. Open Verkenner (Windows) of Finder (Mac).
6. Zoek je document en sleep het in het venster van PeaZip.
7. Klik op Enter password / keyfile.
8. Geef een wachtwoord op. OK.
9. Het beveiligde ZIP-bestand wordt opgeslagen in de map waarin het document staat.
10. Ga naar je mailprogramma en verzend het document.
11. Geef het wachtwoord door via SMS of WhatsApp.
12. Let op: de ontvanger heeft ook PeaZip nodig om het document te openen.