Tools voor productiviteit

Deze online hulpmiddelen zijn een uitkomst bij het organiseren van werk: door een goed overzicht in je taken krijg je meer gedaan. Er zijn tools in soorten en maten, van eenvoudige todo lijstjes tot complete projectmanagers.

Online productiviteitstools zijn apps die helpen bij studeren en werken - en het combineren van werk en privé - vooral in periodes wanneer je veel te doen hebt. Je kent het vast wel: gebrek aan overzicht zorgt er voor dat je taken vergeet, of gaat uitstellen. Deze hulpmiddelen helpen om dit te voorkomen.

Kijk voor een snelle introductie in time management op: De Pomodoro techniek
Voor apps om afleiding tegen te gaan: Websites blokkeren en Minder op je smartphone zitten

Met de programma's in dit overzicht kun je makkelijk allerlei takenlijsten aanmaken. Meestal kun je deze synchroniseren tussen verschillende apparaten en kun je je lijstjes delen met collega's, medestudenten of huisgenoten. Door het aanmaken van subtaken breek je grote projecten op in overzichtelijke brokjes. Het wordt makkelijker om de voortgang van je projecten in de gaten te houden. Met het gebruik van de juiste tool heb je de regie over je taken en kan je productiviteit enorm omhoog gaan.

Getting Things Done
Een populaire methode voor het managen van taken is Getting Things Done (GTD), naar het boek van David Allen. In deze methode is een belangrijke rol weggelegd voor takenlijsten, die je regelmatig bekijkt en bijwerkt aan de hand van je laatste aantekeningen. GTD werkt met vijf stappen:

1. Verzamelen wat je moet onthouden: noteer alle taken die je te binnen schieten direct.
2. Verwerken van taken en alles wat in twee minuten gedaan kan worden, direct doen.
3. Organiseren van de overige actiepunten in takenlijsten.
4. Bekijken en bijwerken van de lijsten, dit wordt de daily of weekly review genoemd.
5. Taken uitvoeren.

Veel productiviteitstools zijn geïnspireerd door GTD en een aantal zijn zelfs ontworpen om er goed op aan te sluiten.

Any.do | iOS app | Android app
Fijne app om dagelijkse taken te plannen. Any.do biedt overzichtelijke lijstjes voor today, tomorrow en someday, die zich gemakkelijk laten aanpassen. Je kan een melding ontvangen om je aan een afspraak te herinneren, en alles wordt automatisch gesynchroniseerd tussen verschillende mobiele apparaten. Any.do sluit aan bij de kalender app Cal.
Platform: Desktop, online, Chrome extensie, Android, iPhone.
Taal: Engels.
Gratis: Ja. Een upgrade met meer functionaliteiten is mogelijk vanaf 3 dollar per maand.

Asana
Asana is helemaal gericht op teamwork. Het is een transparant systeem waarin het makkelijk is om projecten aan te maken, taken toe te wijzen en de voortgang in de gaten te houden. Ook is het mogelijk om via Asana werkoverleg te voeren. Van deze conversation kun je vervolgens weer een lijstje met actiepunten maken. Alle teamleden kunnen de lopende projecten en taken zien op hun eigen dashboard. Asana kan samenwerken met andere tools, zoals Dropbox, Slack en Google Drive.
Platform: Online, iPhone, Android.
Taal: Engels.
Gratis: Ja, voor teams tot 15 personen. Daarboven is er een Premium account.

Coach.me
Coach.me is een app die gericht is op het aanleren van gewoontes, zoals regelmatig sporten, studeren of je mailbox bijhouden. In de app kun je doelen opgeven, herinneringen ontvangen, en gehaalde doelen afvinken en bijhouden. Alleen al het bijhouden via de app bevordert de motivatie om dagelijks aan je doelen te werken. Coach.me heeft een groot gebruikersplatform waar je advies kunt vragen aan anderen, en je kunt 'echte' coaches inhuren voor individuele begeleiding en trainingsschema's.
Platform: Online, iPhone, Android.
Taal: Engels.
Gratis: Ja. Tegen betaling krijg je begeleiding door een echte coach.

Evernote | iOS app | Android app
Met Evernote heb je je notities altijd bij de hand. Het programma synchroniseert voortdurend tussen je verschillende apparaten, zodat je je aantekeningen altijd kunt raadplegen. Je kunt ook foto's, PDF's en zelfs handgeschreven notities opslaan. Ook is Evernote handig voor het bijhouden van to-do-lijsten.
Platform: Desktop, Android, iPhone, iPad, Windows Phone.
Taal: Nederlands, Engels.
Gratis: Ja, met opslag tot 60 MB. Je mag dan synchroniseren tussen twee toestellen. Er is een betaald account met meer mogelijkheden.

Google Keep
Google Keep is een slimme app om lijstjes en notities aan te maken. Dit eenvoudige programma werkt op computer, tablet en mobiel. Je kunt je notities intypen, inspreken, fotograferen of met een pen op het scherm tekenen. Inspreken werkt uiteraard het snelst, en de audio wordt automatisch omgezet in tekst. Takenlijstjes kunnen worden afgevinkt, ook door meerdere mensen. Je kunt jezelf ook een herinnering laten sturen op basis van tijd of locatie.
Taal:Nederlands.
Gratis: Ja. Google account nodig.

Instapaper
Instapaper is een dienst om artikelen op internet op te slaan om later te bekijken. Het werkt met een extra knop in de browser: Read Later. Op de Instapaper website wordt een lijst aangemaakt met de opgeslagen pagina's. Via de knop text wordt alleen de tekst van een pagina weergegeven: prettig leesbaar. Instapaper heeft ook apps voor iPhone en iPad.
Platform: Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari.
Registreren: Ja.

Nozbe
Met Nozbe kun je eenvoudig takenlijsten aanmaken en deze delen met anderen. Je kunt taken aan anderen toewijzen, ook als zij zelf geen Nozbe-account hebben. Nozbe synchroniseert tussen verschillende apparaten en kan samenwerken met andere tools, zoals Evernote, Dropbox en Google Drive.
Platform: Desktop, iPhone, iPad, Android, Linux.
Taal: Engels en Nederlands.
Gratis: Nee, wel een gratis proefperiode.

OmniFocus
OmniFocus is een professionele takenmanager, met verschillende perspectieven waarin je takenlijsten kunt bekijken. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor plannen, het bekijken de dag die voor je ligt, of het uitvoeren van taken. Je kunt Omnifocus eruit laten zien zoals dat voor jou het prettigst werkt. Omnifocus werkt goed samen met de GTD-methode.
Platform: Mac, iPhone, iPad, Apple Watch.
Taal: Engels.
Gratis: Nee, wel een gratis proefperiode.

Pocket
Pocket is een handig hulpmiddel om artikelen en video's te organiseren die je nog moet bekijken. Deze plugin slaat de webadressen op in een overzichtelijke lijst, die benaderbaar is vanaf elke computer en mobiel. Opslaan werkt snel met een knop in de browser, of via apps. Je kunt ook zelf artikelen naar Pocket mailen. De opgeslagen items kunnen ook offline worden bekeken.
Platform: Online, e-mail, Android, iOS.
Taal: Engels.
Gratis: Ja, wel registreren.

Productivity Challenge Timer Android | iOS
Deze app is uitsluitend bedoeld om je aan het werk te houden. Eigenlijk is het niets anders dan een timer, maar je wordt met humor aangesproken en op een slimme manier verleidt om door te zetten en je doelen te bereiken.
Platform: Android, iOS.
Taal: Engels.
Gratis: Ja.

Remember the Milk
Remember the Milk is een slimme dienst om todo lijstjes bij te houden, met uitgebreide mogelijkheden. Je kan je taken organiseren vanaf iedere computer (of telefoon) en herinneringen laten sturen via e-mail, chat of SMS. Deze software werkt samen met o.a. Gmail, Google Agenda, Twitter en Outlook: de taken uit Remember the Milk worden automatisch toegevoegd.
Platform: Online, Android, iPhone, iPad, Symbian, Windows Phone.
Taal: Nederlands.
Gratis: Ja. Gratis basisaccount en betaald account met meer opties.

Todoist
Todoist is een takenmanager die overweg kan met veel verschillende platforms. Dankzij deze functionaliteit kun je je taken op al je apparaten synchroniseren. Je kunt terugkerende taken en subtaken toevoegen en je taken een prioriteit geven op een schaal van 1 tot 4. Je kunt met 5 mensen aan tot 80 verschillende projecten werken. En dat is dan alleen nog maar de gratis versie.
Platform: online, Windows, Mac, iOS, Android, e-mail (Outlook en Gmail).
Taal: Nederlands, Engels.
Gratis: Ja. Gratis basisaccount en betaald account met meer mogelijkheden.

Toodledo
Toodledo is een veelzijdige tool om taken mee te plannen, zowel individueel als met meerdere mensen. Je kunt er to-do lijstjes en notities mee maken en delen, taken aan mensen toewijzen, de tijd bijhouden die aan een project wordt besteed en taken voorzien van een bijlage. De tool sluit goed aan bij de populaire GTD-methode.
Platform: Desktop, Android, iPhone, iPad.
Taal: Nederlands, Engels.
Gratis: Ja.